Ordner sind böse!
Wenn man die zahlreichen Blogbeiträge und Fachartikel liest, die die Vorteile und die Zwangsläufigkeit der metadatenbasierten Dokumentenverwaltung in Microsoft SharePoint preisen, könnte man fast den Eindruck gewinnen, dass Ordner in einem SharePoint-DMS rein gar nichts mehr zu suchen hätten.
Um es gleich vorweg zu nehmen: Wir sind nicht dieser Ansicht!
In unserem Beitrag Metadaten statt Ordner? haben wir uns bereits mit dem Für und Wider von Metadaten auseinandergesetzt und dabei festgestellt, dass ein rein metadatenbasierter Ansatz eines SharePoint-DMS auch nicht (immer) der Weisheit letzter Schluss ist.
Dann also doch besser Ordner?
Das kommt – wie immer – darauf an. Stellen Sie sich bitte einmal folgendes Szenario vor:
Sie befinden sich in der Zwangslage, alle Dinge, die zu Hause herumliegen, ordentlich sortieren und aufräumen zu müssen. Sie entscheiden sich für eine Schrankwand mit Schubladen (diese entsprechen unseren Ordnern). Und weil viele Dinge herumliegen, muss es eine sehr große Schrankwand mit sehr vielen Schubladen sein.
Am Ende des Tages haben Sie alles einsortiert und beschriftet. Doch beim täglichen Gebrauch der Schrankwand stoßen Sie auf Schwierigkeiten. Trotz Beschriftung ist es mühsam, die richtige Schublade zu finden, weil die Schrankwand so riesig ist. Zudem stellen Sie fest, dass Sie Dinge, die sie häufig benötigen vielleicht besser in Augenhöhe statt ganz oben oder ganz unten platziert hätten. Und vielleicht gibt es noch andere in Ihrem Haushalt, die ebenfalls auf die Schrankwand zugreifen. Wenn Sie die Comics Ihrer Kinder ganz oben eingeräumt haben, werden Sie gerügt, weil die Kleinen erst auf eine Leiter steigen müssen, um dort heranzukommen. Haben Sie die CD-Sammlung Ihres Partners/Ihrer Partnerin ganz unten einsortiert, bekommen Sie die Ohren langgezogen, weil er/sie vom Bücken Rückenschmerzen bekommt.
Taugen Schubladen also einfach nicht zur Schaffung von Ordnung?
Das wird wohl kaum jemand ernsthaft behaupten wollen. Es liegt natürlich nicht an den Schubladen selbst, sondern an deren Organisation. Die Schrankwand ist einfach viel zu groß. Sie besitzt zu viele Schubladen, die zu unübersichtlich und noch dazu z.T. außer Reichweite sind. Viel sinnvoller wäre es, mehrere kleinere Schränke für bestimmte Zwecke zu verwenden und diese auf verschiedene Räume zu verteilen, in denen die einsortierten Dinge benötigt werden.
Gleiches gilt auch für die Ordnerstrukturen einer Dateiablage. Muss sich der Anwender erst durch eine endlose Hierarchie klicken, um an das gesuchte Dokument zu gelangen, ist das mühsam und zeitraubend und damit ineffizient. Nicht die Ordner selbst sind also das Problem, sondern deren Struktur.
Wird die Ordnerstruktur von einer einzelnen Abteilung genutzt, wird diese sich die Struktur so aufbauen, dass sie damit einigermaßen effizient arbeiten kann. Was passiert aber, wenn über einen Geschäftsprozess hinweg mehrere Abteilungen mit der gleichen Struktur arbeiten sollen? Nach welchen Kriterien werden die Dokumente sortiert? Nach Kunden? Nach Projekten? Oder vielleicht nach Vorgangsnummern?
Bezogen auf einen Geschäftsprozess beginnen genau an diesem Punkt die Probleme mit dem herkömmlichen Ordnersystem. Jede Abteilung hat andere Anforderungen an die Struktur und keiner will weit unten in der Struktur liegen, weil er sich dann bis dorthin durchklicken muss. Eine monolithische Ablagestruktur kann also den Erfordernissen von abteilungsübergreifenden Prozessen kaum gerecht werden.
Also doch besser Metadaten?
An dieser Stelle wird häufig der Ruf nach Metadaten laut, denn damit kann sich jede Abteilung – oder sogar jeder Mitarbeiter – eine passende, persönliche Ansicht filtern. Was unbestritten als großer Vorteil daherkommt, hat natürlich den Nachteil, dass die Metadaten erst einmal ins System kommen müssen. Und hier sind wiederum die Mitarbeiter gefragt, die gewissenhaft und mit einem nicht zu unterschätzenden Zeitaufwand diese Metadaten vergeben müssen. Welche Herausforderungen ein rein metadatenbasiertes System noch mit sich bringt, haben wir im Artikel „Metadaten statt Ordner?“ hinreichend erläutert. Hier haben wir gezeigt, dass Ansatz „entweder Ordner oder Metadaten“ oft nicht zielführend. Vernünftiger ist es, die Vorteile beider Arten der Dokumentenverwaltung zu verbinden und deren Nachteile entweder signifikant abzuschwächen oder sogar zu eliminieren.
Das Beste aus beiden Welten – LOGIC SPHERE Documents
Genau diesen Weg geht LOGIC SPHERE Documents. LOGIC SPHERE Documents verwendet „unter der Haube“ die Ordner einer SharePoint Dokumentbibliothek und kann damit die technischen Vorteile wie z.B. die Vererbung von Orderberechtigungen an Dokumente nutzen. Die Anzeige basiert jedoch auf einer jederzeit zentral änderbaren logischen Struktur, womit die üblichen Nachteile einer starren Ordnerhierarchie vermieden werden. Die Dokumente werden in Teilstrukturen verwaltet, die jedem Geschäftsobjekt zugeordnet werden. Die verschiedenen Abteilungen arbeiten nur mit den Geschäftsobjekten bzw. Teilstrukturen, die für sie relevant sind. So wird die Unübersichtlichkeit, die aus endlos tiefen monolithischen Ordnerstrukturen entsteht, vermieden.
Gleichzeitig kann über das LOGIC SPHERE Admin Center bestimmt werden, welche Metadaten ein Dokument im jeweiligen Ordner automatisch erhält. Das ermöglicht sowohl eine globale Suche nach Dokumenten mit bestimmten Kriterien als auch die bequeme Sortierung und Filterung der Anzeige.
Fazit:
Ordner sind nicht per se schlecht, nur weil heute Metadaten zur Dokumentenorganisation en vogue sind. Denn nicht die Ordner an sich, sondern die daraus gebildeten tief verschachtelten Strukturen stellen das Problem dar.
Metadaten sind nicht per se gut, nur weil heute alle Welt nach Verschlagwortung ruft. Es kann sehr enervierend sein, bei jedem Speichern eines neuen Dokuments eine Vielzahl von Metadaten vergeben zu müssen.
Dennoch haben natürlich beide Dokumentenablagevarianten ihre Vorteile. Deshalb kombiniert LOGIC SPHERE Documents die klassischen Ordner mit einer logischen Struktur und einer automatischen Vergabe von Metadaten.