Zentrale Dokumentenverwaltung
für alle Abteilungen
Objektorientierte Dokumentenablage
in SharePoint
Logic Sphere Documents

Mit Logic Sphere Documents wird aus SharePoint eine gemeinsame Dokumentenablage für alle Fachabteilungen. Durch den geschäftsobjektorientierten Ansatz können Dokumente schnell und zielsicher nach ihrem Gegenstand abgelegt werden. Für alle Objekte (z.B. Kunden, Lieferanten, Personal, Artikel, Projekte, Aufträge, Vorgänge) zu denen Dokumente abgelegt werden müssen, wird ein Ablagecontainer erstellt. Eine vordefinierte Ordnerstruktur sorgt dafür, dass alle Ablagecontainer dieses Typs eine konsistente Ordnerstruktur besitzen. Die zentrale Definition der Ablagestrukturen erlaubt das schnelle Einfügen oder Umbenennen eines neuen Ordners für alle Objekte. Darüber hinaus erlaubt die logische Verknüpfung der Ordner, Änderungen an der Struktur vorzunehmen, ohne dass dafür Inhalte verschoben werden müssen.

Logic Sphere Documentes beinhaltet alle Verwaltungs- und Bereitstellungsfunktionen von Logic Sphere Websites und ist der Kernbestandteil von Logic Sphere Enterprise.

Die wichtigsten Features im Überblick

Mit dem auf modernen Web-Technologien basierenden File Explorer bietet Logic Sphere Documents dem Anwender eine übersichtliche und intuitive Benutzeroberfläche mit einem ähnlichen Komfort wie der gewohnte Windows Explorer. Der Upload von Dokumenten oder das Verschieben von Ordnern oder Dateien ist bequem per Drag & Drop möglich. Ein einfaches Kopieren oder Verschieben von Dokumenten in andere Geschäftsobjekte ist ebenfalls möglich.
Die Ordnerstruktur wird automatisch auf die Ordner reduziert, auf die ein Anwender berechtigt ist. Das schafft Übersichtlichkeit und vermeidet die lästige "Zugriff verweiget" Meldung.
Ordner, auf die nur lesend zugegriffen werden darf, werden farblich hervorgehoben.

Die Ordnerstruktur in Logic Sphere Documents wird nicht wie im Standard-SharePoint oder im Filesystem als klassische Hierarchie abgebildet. Statt dessen wird die Struktur durch die logische Verknüpfung von übergeordneten und untergeordneten Ordnern erstellt. Das hat den Vorteil, dass sich die Struktur jederzeit ändern kann, ohne dass die Ordnerinhalte tatsächlich verschoben werden müssen.
Für die Arbeitsweise des Anwenders ergibt sich dadurch keine Änderung. Die gewohnte Baumansicht der Ordner bleibt erhalten, so dass keine Einarbeitungszeit erforderlich ist.

Für jedes Objekt kann eine Ordnerstruktur zentral vordefiniert werden. Bei der Erstellung eines neuen Ablagecontainers, d.h. einer neuen Filing Site für ein Geschäftsobjekt (z.B. Kunde, Projekt, Produkt) wird diese Ordnerstruktur automatisch miterstellt. Eine Standardordnerstruktur ist nur mit administrativen Berechtigungen veränderbar.
Je nach Konfiguration können pro Objekt individuelle Ordner frei hinzugefügt werden. An welchen Stellen individuelle Ordner erlaubt sind kann über die zentrale Konfiguration gesteuert werden. Damit kann einem unkontrollierten "Ordnerwildwuchs" vorgebeugt werden.

Jede Ablagestruktur kann mit anderen Strukturen verbunden werden. Aus jedem Ablagecontainer heraus kann zu über- und untergeordneten Containern navigiert werden. Die Beziehungen zwischen den Ablagecontainern ist jederzeit zentral änderbar.

Die Zugriffssicherheit wird für jeden Objekttyp zentral eingestellt. Für jeden Ordner kann eine Zugriffsregel definiert werden, die sowohl die Benutzerrolle beinhaltet als auch den "Scope" des Ordners, also z.B. den Geschäftsbereich und das Geschäftsmodell. Der Zugriff auf die Dokumente eines Geschäftsobjekts kann damit sehr granular eingestellt, aber dennoch zentral und einfach gesteuert werden. Eine Änderung der Zugriffsregeln ist ebenfalls jederzeit an zentraler Stelle möglich.

Mit "Mein Arbeitsbereich" wird jedem Benutzer eine schnelle Übersicht über alle Ablageorte gegeben, auf die er berechtigt ist. Diese Ansicht ist sowohl im Webbrowser als auch über den Windows Explorer verfügbar.

Dateien, die via Drag & Drop in einen Ablagecontainer hochgeladen werden, können je nach Konfiguration automatisch eingecheckt werden. Das mühsame manuelle Einchecken von Dateien wie in den Standard-Dokumentbibliotheken von SharePoint entfällt.