Dokumentenmanagement
für Microsoft SharePoint
für jedes Geschäftsobjekt
Mit LOGIC SPHERE Enterprise wird aus SharePoint Online / Office 365 oder SharePoint On-Premises ein dynamisches Dokumentenablagesystem für geschäftsprozessrelevante Business Anwendungen, wie z.B. Microsoft Dynamics CRM. Es erlaubt dem Benutzer direkt aus seiner gewohnten Umgebung heraus auf relevante Dokumente eines Geschäftsobjekts zuzugreifen ohne seine Anwendung zu verlassen oder auf das Filesystem zugreifen zu müssen.
Erreicht wird das durch eine Schnittstelle, mit der ein führendes System, wie z.B. Microsoft Dynamics CRM, für jedes Geschäftsobjekt automatisch eine vordefinierte Dokumentenablage und einen Teamarbeitsbereich in SharePoint anlegt. Die Beziehungen (Relationen) zwischen Geschäftsobjekten werden dabei automatisch an LOGIC SPHERE Enterprise übergeben. Werden im führenden System Änderungen an den Geschäftsobjekten oder deren Beziehungen zueinander vorgenommen, so wirken sich diese Änderungen ebenfalls auf die zugeordneten Filing-Sites aus. SharePoint wird damit zum automatisch mitwachsenden System, das die Mitwirkenden eines Geschäftsprozesses durch eine konsistente Dokumentenablage zu jedem Geschäftsobjekt unterstützt und das über Abteilungs- und Standortgrenzen hinweg.
In LOGIC SPHERE Enterprise sind alle Features von LOGIC SPHERE Websites und LOGIC SPHERE Documents enthalten.
Die wichtigsten Features im Überblick
Über eine Webservice Schnittstelle kann praktisch jede prozessrelevante Anwendung zur Automation der Erstellung und Verwaltung von Filing-Sites herangezogen werden. Mit der Erstellung eines neuen Geschäftsobjekts wird dann automatisch auch die dem Objekttyp entsprechende Filing-Site mit der für diesen Typ konfigurierten Standardordnerstruktur angelegt. Die durch Rollen und Geschäftsregeln definierte Zugriffssicherheit wird dabei automatisch eingerichtet.
Änderungen der Beziehungen zwischen Geschäftsobjekten, z.B. das „Umhängen“ eines Objekts, werden in SharePoint automatisch nachgezogen. Dabei wird keine Content-Migration durchgeführt, da LOGIC SPHERE nur die Relation, d.h. die logische Zuordnung ändert. Namensänderungen werden ebenfalls automatisch übernommen und auf die entsprechende Filing-Site angewendet.
LOGIC SPHERE Enterprise kann mehrere Instanzen besitzen. Damit ist es möglich, unterschiedliche Ablagesysteme für unterschiedliche Anwendungszwecke zu konfigurieren. So lässt sich beispielsweise die Dokumentenablage für ein CRM System erstellen und gleichzeitig eine weitere Instanz für die Verwaltung der Dokumentation der IT Systeme eines Unternehmens konfigurieren. Die vollständige Trennung der Zugriffsberechtigungen wird dabei sowohl durch die Zugriffsregeln als auch durch die physikalische Aufteilung auf verschiedene Datenbanken sichergestellt.
Durch die Möglichkeit, jede Instanz von LOGIC SPHERE Enterprise auf mehrere Inhaltsdatenbanken zu verteilen kann das Gesamtvolumen an Dokumenten die von Microsoft empfohlene Obergrenze für die Größe einer Inhaltsdatenbank problemlos überschreiten. Damit kann eine Dokumentenverwaltung bis in den Terabyte-Bereich aufgebaut werden.