aller Ablagestrukturen
Dokumentablage
mit SharePoint
Die zunehmende Digitalisierung der Geschäftswelt stellt Unternehmen vor die Herausforderung, sich die Vorteile der elektronischen Datenverarbeitung zu erschließen. Der Nutzen für ein Unternehmen hängt dabei entscheidend davon ab, ob eine Digitalisierung nachhaltige Verbesserungen schafft. Für die Mitarbeiter muss sich ein erkennbarer Mehrwert in ihrer täglichen Arbeit ergeben, idealerweise ohne dass dazu ein vollständiger Bruch mit alten Arbeitsgewohnheiten erforderlich wird. Der effiziente Umgang mit Dokumenten ist dabei eine der elementarsten Herausforderungen. Dokumente zur richtigen Zeit in der aktuellen Version zur Verfügung zu haben klingt einfach, ist es aber in der Praxis nicht.
Zentrale Dokumentenablage in SharePoint
LOGIC SPHERE Documents ersetzt traditionelle Netzlaufwerke durch ein zentrales, auf Microsoft SharePoint basierendes Dokumentenmanagementsystem. Damit wird der Grundstein für eine abteilungsübergreifende Zusammenarbeit gelegt und Informationstransparenz für geschäftliche Entscheidungen geschaffen.
Schrittweise Schaffung von neuen Strukturen
Entscheidend für den erfolgreichen Aufbau einer Dokumentenverwaltung ist vor allem eine sinnvolle und gut durchdachte Ablagestruktur. Ein einfaches Verschieben der über Jahre gewachsenen Filesystem-Strukturen nach SharePoint ersetzt nur einen Informationssilo durch einen anderen. Die Schaffung einer sinnvollen Ablagestruktur erfordert jedoch eine Menge Vorüberlegung und selten ist der erste Entwurf perfekt. LOGIC SPHERE Documents ist darauf ausgelegt, eine konsistente Dokumentenordnung in SharePoint zu schaffen und zentral zu verwalten. Insbesondere ermöglicht dies begleitende Änderungen im Verlauf der Ausgestaltung der neuen Ablagestruktur. Selbst bei fortgeschrittener Migration können Anpassungen noch leicht vorgenommen werden. Damit wird ein schrittweiser Übergang von der alten Filesystem-Welt in ein modernes SharePoint Dokumentenmanagement ermöglicht.
Eindeutige Dokumentenablage für jedes Objekt
LOGIC SPHERE Documents nutzt einen geschäftsobjektorientierten Ansatz mit dem Dokumente schnell und zielsicher nach ihrem Gegenstand abgelegt werden können. Für jedes Geschäftsobjekt (z.B. Kunde, Lieferant, Mitarbeiter, Produkt, Projekt oder Vorgang) wird in SharePoint ein Ablagecontainer mit einer eigenen, vordefinierten Ordnerstruktur erstellt. Zwischen diesen Ablagecontainern wird eine logische Verknüpfung hergestellt, so dass sich eine virtuelle Hierarchie ergibt.
Unterschiedliche Sichten auf den Dokumentenbestand
Die Liste dieser Ablagecontainer kann bequem nach dem Typ der Ablage sortiert und gefiltert werden. Die verschiedenen Fachbereiche erhalten damit sehr einfach eine Sicht auf die für sie relevanten Ablagebereiche. So kann z.B. der Vertrieb nach Kunden ordnen, die Projektabteilung nach Projekten, der Einkauf nach Lieferanten, usw.
Unternehmensweite Zusammenarbeit
Zusammen mit den bekannten DMS-Features von SharePoint wie Versionskontrolle und Check-out / Check-in schafft LOGIC SPHERE Documents eine unternehmensweite Dokumentenverwaltung, die mit einer garantierten Eindeutigkeit der Ablageorte Transparenz schafft und so die Teamarbeit an und mit Dokumenten erheblich vereinfacht.
Komfortable Benutzeroberfläche
Mit dem auf modernen Web-Technologien basierenden File-Explorer bietet LOGIC SPHERE Documents dem Anwender eine übersichtliche und intuitive Benutzeroberfläche mit einem ähnlichen Komfort wie der gewohnte Windows-Explorer. Die Ordnerstruktur wird automatisch auf die Ordner reduziert, auf die ein Anwender berechtigt ist. Das schafft Übersichtlichkeit und vermeidet die lästige „Zugriff verweigert“-Meldung. Ordner, auf die nur lesend zugegriffen werden darf, werden farblich hervorgehoben.