Metadaten statt Ordner?

Bei der Frage, wie eine moderne Dokumentenverwaltung in SharePoint aufgebaut werden kann wird häufig empfohlen, gänzlich auf die klassische Ablage in Ordnern zu verzichten und stattdessen auf Metadaten zu setzen. Doch diese Empfehlung greift zu kurz. Die Erfahrung aus unseren Projekten hat uns gezeigt: Was sich in der Theorie noch sehr plausibel anhört ist in der Praxis oft gar nicht so einfach umzusetzen.

Warum ist das so?

Flexibles Sortieren und Filtern mit Metadaten

Eines der wichtigsten Argumente für die Verwendung von Metadaten zur Strukturierung ist das Fehlen verschiedener Ansichten in einer Ordnerstruktur. Alle Mitarbeiter müssen sich mit der gegebenen Struktur abfinden. Statt einer solchen Ordnerlogik können Metadaten als flexibles Instrument zur Strukturierung genutzt werden. Die Dokumente werden dabei ohne Ordner in einer Dokumentbibliothek gespeichert. Für jedes Sortier- bzw. Filterkriterium werden in der Bibliotheksansicht Spalten angelegt, um die entsprechenden Metadaten aufzunehmen. So könnten z.B. die Kategorien „Dokumenttyp“, „Standort“ und „Abteilung“ angelegt werden, nach denen die Mitarbeiter alle Dokumente sortieren und filtern können. Das ist eine bestechende Vorstellung, denn eine gefilterte Ansicht kann gespeichert werden, so dass sich jeder Benutzer die Informationen so aufbereiten kann, wie er sie benötigt.

Schöne neue Metadatenwelt?

Leider verfliegt die erste Euphorie beim Thema Metadaten oft sehr schnell, wenn es um die praktische Umsetzung geht. Denn Metadaten bieten natürlich nur dann einen Mehrwert, wenn sie existieren. Aber wie kommen diese Metadaten überhaupt ins System?
Die Perspektive, dass diese Daten vom Benutzer beim Speichern angegeben werden müssen, stieß in unseren Beratungsgesprächen aus verschiedenen Gründen immer wieder auf Skepsis:

• Muss der Anwender beim Speichern eines Dokuments jedes Mal beispielsweise seine Abteilung auswählen, so wirkt das auf die Dauer sehr störend. Hier stellte sich schnell die Frage nach einer Automatisierung.
• Metadaten machen nur Sinn, wenn sie permanent vergeben werden. Um das durchzusetzen muss die Angabe von Metadaten beim Speichern des Dokuments technisch erzwungen werden. Ein solcher Zwang ist bei den Mitarbeitern aber sehr unbeliebt, was die Akzeptanz des gesamten Systems gefährdet.
• Steht ein Mitarbeiter unter Zeitdruck besteht die Gefahr, dass er die sorgfältige Pflege von Metadaten vernachlässigt und einfach „irgendwelche“ Daten angibt, um das Dokument speichern zu können.
• Je mehr Metadaten für eine sinnvolle Verwaltung der Dokumente benötigt werden, desto mehr Zeitaufwand erfordert ihre Anwendung in der täglichen Arbeit.
• Eine Schulung der Mitarbeiter ist normalerweise nicht zu vermeiden.

Neben den Auswirkungen auf den Anwender müssen bei einer auf Metadaten aufgebauten Dokumentenverwaltung in SharePoint auch noch einige technische Aspekte berücksichtigt werden:

Metadaten und Zugriffsberechtigungen

Spätestens wenn man sich Gedanken über die Zugriffssicherheit auf bestimmte Dokumente macht stellt man fest, dass das Fehlen von Ordnern hier ein echter Nachteil sein kann. Liegen alle Dokumente zusammen auf einer Ebene, so müssen die Zugriffsberechtigungen an jedem einzelnen Dokument festgemacht werden, da ein Ordner, von dem die Berechtigungen geerbt werden könnten, nicht existiert. Wer stellt also die Zugriffsberechtigungen beim Speichern eines Dokuments ein? Ohne eine Automatisierung ist das in der Praxis nicht zu machen. Nur nach welchen Kriterien soll die Automatisierung erfolgen? Für die Kategorien Standort oder Abteilung ist das in der Regel noch schnell zu beantworten, da sich die meisten Sicherheitsmodelle in den Unternehmen an der Organisationsstruktur orientieren. Wie aber sieht es aus, wenn der Dokumenttyp mit einbezogen werden soll? Verträge haben eine andere Sicherheitsstufe als Korrespondenz oder Memos und erfordern ggf. die Zugriffsberechtigung für verschiedene Standorte oder Abteilungen. Um die Vorteile von Metadaten auszuschöpfen ist also eine Menge Vorüberlegung erforderlich.

Das List View Threshold Limit

Die Ergebnismenge einer Suchabfrage oder Filterung kann in Office 365 / SharePoint Online nicht mehr als 5000 Dateien umfassen. Bei sehr vielen Dokumenten in einer Bibliothek kann es also vorkommen, dass z.B. die Filterung nach Standort eigentlich mehr als 5000 Dokumente liefern müsste, die Ergebnisliste aber nie mehr als 5000 Treffer anzeigt. Dieses sogenannte „List View Threshold“ Limit kann in SharePoint On-Premises zwar unter bestimmten Umständen erhöht werden, in Office 365 bzw. SharePoint Online ist das hingegen nicht möglich.

Eindeutige Dateinamen erforderlich

Wenn alle Dokumente nebeneinander auf einer Ebene liegen, müssen eindeutige Dateinamen vergeben werden, um beim Hochladen das versehentliche Überschreiben eines gleichnamigen Dokuments mit völlig anderem Inhalt zu vermeiden.

Unsere Lösung: LOGIC SPHERE Documents

Aus diesen Erfahrungen heraus haben wir LOGIC SPHERE Documents entwickelt. LOGIC SPHERE Documents arbeitet technisch gesehen mit klassischen Ordnern, vermeidet aber mit seinem objektorientierten Ansatz und den logischen Strukturen die Nachteile, die eine starre, eindimensionale Ordnerhierarchie ansonsten mit sich bringt. Ebenso werden die Probleme umgangen, die bei einer auf Metadaten aufgebauten Dokumentablage entstehen können.
Für die Anwender bietet LOGIC SPHERE Documents den Vorteil einer gewohnten Arbeitsumgebung. Eine Schulung ist für die Anwendung nicht notwendig.
Die Administratoren unterstützt LOGIC SPHERE Documents durch eine bequeme Verwaltung der unternehmensweiten Dokumentenablage im LOGIC SPHERE Admin Center. Strukturänderungen oder -erweiterungen können hier ebenso an zentraler Stelle vorgenommen werden, wie die Einstellung der Zugriffssicherheit.

Fazit

Die Arbeit mit den altbekannten Verzeichnisbäumen ist bei starker Verschachtelung mühsam, das Finden von Dokumenten und Ordnern in solchen Ablagestrukturen ist schwierig.

Aber auch der Einsatz von Metadaten zur Dokumentenverwaltung kann in der Praxis problematischer sein, als zunächst erwartet. Ab einem gewissen Punkt ist der Einsatz von SharePoint Spezialisten erforderlich, um die auftretenden Probleme zu bewältigen.

LOGIC SPHERE Documents ist eine Lösung für ein SharePoint DMS, das sowohl die Nachteile der klassischen Ordnerstrukturen beseitigt, als auch die Probleme des metadatenbasierten Ansatzes vermeidet.