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Logic Sphere Documents – ein innovatives SharePoint DMS

Logic Sphere Documents – ein innovatives SharePoint DMS

Der Ordner ist tot, es lebe der Ordner!

In vielen Fachartikeln und Ratgebern zu Microsoft SharePoint kann man lesen, die Ära der Ordnerstrukturen sei vorüber. Leidvolle Erfahrungen mit gewachsenen Ordnerstrukturen auf Fileshares und Abteilungslaufwerken scheinen das eindeutig zu belegen:

  • Die Ablagestruktur hat eine undurchschaubare Tiefe erreicht, die Suche nach dem „richtigen“ Ordner zum Ablegen eines Dokuments gleicht mehr einem Ratespiel, als einem systematischen Vorgang.
  • Die Unsicherheit bei der Suche nach dem „Wohin“ veranlasst den Benutzer dazu, kurzerhand einen neuen Ordner anzulegen, der in der aktuellen Situation vernünftig erscheint. Die Dokumentablage „wuchert“ unkontrolliert weiter.
  • Hat der Anwender keine Berechtigung zum Anlegen neuer Ordner, so landet das Dokument häufig in einem Sammelordner mit einem wenig aussagekräftigen Namen wie „Allgemein“ oder „Verschiedenes“, oder (noch schlimmer) es wird wegen akutem Zeitdruck zunächst auf dem lokalen PC abgespeichert und steht damit anderen Mitarbeitern nicht zur Verfügung.
  • Selbst eine ursprünglich gut durchdachte Ablagestruktur ist veränderten Anforderungen und Vorgaben im Unternehmen unterworfen und muss irgendwann angepasst werden. Eine Anpassung der Dokumentablage für hunderte Kunden oder Projekte (z.B. das Einfügen eines Ordners) ist ohne eine Automatisierung praktisch nicht zu machen und wenn überhaupt nur von der IT Abteilung durchführbar.
  • Aus einer simplen Änderung der Ablagestruktur soll kein IT Projekt gemacht werden. Aus diesem Grund werden diese Änderungen manuell nur an den gerade benötigten Stellen durchgeführt, die Konsistenz der Gesamtstruktur geht damit verloren.

Die Verwendung von Ordnerhierarchien kann daher ab einer bestimmten Größe zu einem nicht beherrschbaren Datengrab führen.

Ist der Ordner wirklich tot?

Auch wenn die genannten Probleme gegen die Verwendung eines Ordnersystems zu sprechen scheinen gibt es durchaus Faktoren, die für ein Ordnersystem zur Dokumentablage sprechen:

  • Die Anwender sind gewohnt, „in Ordnern zu denken“.
  • Der Ordner als Kategorisierungsmerkmal ist sehr einfach zu handhaben.
  • Bei begrenzter Tiefe ist eine Ordnerhierarchie übersichtlich und erlaubt einen schnellen Zugriff.
  • Die im Büroalltag üblichen Windows Desktop PCs oder Laptops arbeiten nach wie vor auf der Basis von Ordnern. Eine zentrale Dokumentablage im Unternehmen sollte daher nicht zu einem Bruch der Arbeitsgewohnheiten führen.

Ideal wäre also ein System, das die Einfachheit der altbekannten Ordnerstruktur bietet, gleichzeitig aber eine dauerhafte Konsistenz der Ablage garantiert und selbst bei einer sehr hohen Gesamtzahl von Ordnern einen schnellen Zugriff ohne mühsames Durchforsten einer endlosen Baumstruktur erlaubt.

Logic Sphere Documents – Innovatives Dokumentenmanagement mit SharePoint

Logic Sphere Documents ist ein auf dem SharePoint DMS aufsetzendes System, das den Anwendern die Einfachheit eines Ordnersystems für ihre tägliche Arbeit mit Dokumenten bietet, ohne dass daraus bei zunehmender Datenmenge die bekannten Nachteile erwachsen.

Wie funktioniert das?

Übersichtliche Teilstrukturen statt monolithischer Ordnerbäume

Betrachtet man jeweils nur einen Ausschnitt einer komplexen Ablagestruktur, z.B. die Ordner und Unterordner eines Kunden, eines Projekts oder eines Lieferanten so ist das Ganze gar nicht mehr so unübersichtlich. Zerlegt man gedanklich die Gesamtstruktur in ihre Hauptkategorien, bzw. in die Geschäftsobjekte nach denen die Struktur organisiert ist, so erhält man handliche Teilstrukturen mit überschaubarer Tiefe:

Zerlegung der Gesamtstruktur in Teilstrukturen

Zerlegung der Gesamtstruktur in Teilstrukturen

 

Stellt man nun eine Verlinkung zwischen den übergeordneten und den untergeordneten Teilstrukturen her, so erhält man die gewünschte Gesamthierarchie. Im Gegensatz zur üblichen eindimensionalen Hierarchie im Filesystem ist es mit Verlinkungen auch möglich, einen untergeordneten Ablagecontainer mit mehreren übergeordneten Containern zu verbinden (Multi-Parenting):

Verlinkung der Teilstrukturen

Verlinkung der Teilstrukturen

 

Dokumentenablage nach Geschäftsobjekten organisiert

Genau nach diesem Prinzip arbeitet Logic Sphere Documents. Für jedes Geschäftsobjekt wird in SharePoint ein Ablagecontainer mit einer eigenen, vordefinierten Ordnerstruktur erstellt. Zwischen diesen Ablagecontainern wird eine logische Verknüpfung hergestellt, so dass sich eine virtuelle Hierarchie ergibt.

Unterschiedliche Sichten auf den Dokumentenbestand

Die Liste dieser Ablagecontainer kann bequem nach dem Typ der Ablage sortiert und gefiltert werden. Die verschiedenen Fachbereiche erhalten damit sehr einfach eine Sicht auf die für sie relevanten Ablagebereiche. So kann z.B. der Vertrieb nach Kunden ordnen, die Projektabteilung nach Projekten, der Einkauf nach Lieferanten, usw.

Unterschiedliche Sichten für verschiedene Abteilungen

Unterschiedliche Sichten für verschiedene Abteilungen

 

Konsistenz durch Standardordnerstrukturen

Für jeden Typ eines Ablagecontainers kann eine Standardordnerstruktur vordefiniert werden, die vom Benutzer nicht veränderbar ist. Damit wird die Konsistenz der Dokumentenablage garantiert und Compliance Vorgaben können eingehalten werden. Zum Abdecken von Besonderheiten einzelner Objekte kann jedoch an bestimmten Stellen der Standardordnerstruktur die Erstellung benutzerdefinierter Order zugelassen werden.

Vordefinierte Zugriffberechtigungen

Jeder Typ eines Ablagecontainers erhält bei seiner Erstellung vorkonfigurierte Zugriffsberechtigungen. Über das Logic Sphere Admin Center sind diese Einstellungen jederzeit zentral änderbar.

Fazit

Mit Logic Sphere Documents wird SharePoint zu einem DMS, das die Einfachheit der altbekannten Ordnerstruktur bietet, gleichzeitig aber eine dauerhafte Konsistenz der Ablage garantiert und selbst bei einer sehr hohen Gesamtzahl von Ordnern einen schnellen Zugriff ohne mühsames Durchforsten einer endlosen Baumstruktur erlaubt.

Arne Vortisch
Zur Person

Arne Vortisch, Dipl.-Ing. (FH), ist Mitgründer und Geschäftsführer der GAVOCON IT Consulting GmbH. Mit über 20 Jahren Erfahrung als Consultant, Softwarearchitekt und Entwickler, davon mehr als 10 Jahre im Bereich Microsoft SharePoint, berät und unterstützt er Unternehmen verschiedenster Branchen und Größen bei der Konzeption und Realisierung ihrer SharePoint-Vorhaben.