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SharePoint und Dynamics 365 integrieren – aber richtig!

SharePoint und Dynamics 365 integrieren – aber richtig!

Microsoft Dynamics 365 bietet ERP und CRM Funktionalitäten für jeden Geschäftsprozess. Ein umfangreiches Dokumentenmanagement ist jedoch nicht vorgesehen. In dokumentlastigen Prozessen können aber durchaus größere Mengen an Dokumenten zu einem Geschäftsobjekt anfallen, die dann sinnvollerweise in einem DMS verwaltet werden sollten.

Für Dynamics 365 bietet sich hier die Integration von SharePoint an. Dieser bietet die typischen DMS-Funktionen wie Freigabe von Dokumenten, Verschlagwortung von Dokumenten, Erstellung einer Versionshistorie sowie die parallele Bearbeitungsmöglichkeit von Dokumenten. Die folgende Tabelle zeigt eine Gegenüberstellung der DMS-Funktionen beider Systeme:

Dynamics 365 SharePoint Online
Versionierung Nein Ja
Freigabe der Dokumente für andere Mitarbeiter Nein Ja
Volltextsuche nach Dokumenten Ja (nur mit Dynamics 365 und zusätzlich
aktiviertem Relevance Search Feature)
Ja
Verschlagwortung Nein Ja
Gleichzeitiges Arbeiten an Dokumenten Nein Ja

 

Durch die Integration von SharePoint kann Dynamics 365 um diese fehlenden DMS-Funktionalitäten erweitert werden. Jedem Geschäftsobjekt kann so bei Bedarf eine Dokumentablage in SharePoint zur Seite gestellt werden, auf die direkt aus Dynamics heraus zugegriffen werden kann.

Prozessunterstützung über die Grenzen von Dynamics 365 hinaus

Wenn eine Integration von SharePoint und Dynamics geplant wird, dann sollte man sich im Vorfeld generell Gedanken darüber machen, ob die Dokumente, die in Dynamics generiert und pro Geschäftsobjekt abgelegt werden, nicht auch noch an anderer Stelle im Verlauf des Geschäftsprozesses benötigt werden. Denn Geschäftsprozesse sind nicht notwendigerweise auf das CRM begrenzt. Weitere Abteilungen, die selbst nicht in Dynamics 365 arbeiten, nehmen am Geschäftsprozess teil, arbeiten mit dem betreffenden Geschäftsobjekt und erstellen ihrerseits hierfür Dokumente.

Eine sinnvolle Integration von SharePoint und Dynamics sollte also idealerweise nicht nur eine Dokumentablage für Dynamics bereitstellen, sondern eine durchgängige, abteilungsübergreifende Zusammenarbeit entlang des Geschäftsprozesses und über gegebene Anwendungsgrenzen hinweg unterstützen.
Zu diesem Zweck sollte für jeden Entitätstyp eine Ablagestruktur geschaffen werden, die einerseits den Prozessanforderungen aller beteiligten Abteilungen entspricht. Andererseits muss die Konsistenz der Ablagestruktur jederzeit gewährleistet sein.

Unsere Lösung: Logic Sphere Enterprise

Mit Logic Sphere Enterprise erreicht man genau diese Integration, Automation und Eindeutigkeit. Für jeden Typ eines Geschäftsobjektes (Entitätstyp) wird eine Standardordnerstruktur vordefiniert. Bei der Erstellung eines neuen Geschäftsobjektes in Dynamics 365 wird automatisch eine Dokumentenablage mit der entsprechend vordefinierten Ordnerstruktur in SharePoint angelegt. Diese steht dann entlang und für die gesamte Dauer des Geschäftsprozesses zur Verfügung.

 

Und die Zugriffssicherheit?

Natürlich darf nicht jeder alle Dokumente lesen oder verändern. Darum sorgt ein rollen- und regelbasiertes Berechtigungsmodell dafür, dass nur diejenigen Mitarbeiter Zugriff auf die Dokumente erhalten, die dazu auch berechtigt sind. Mitarbeiter, die weder verändern noch lesen dürfen, bekommen die entsprechenden Ordner und Dokumente gar nicht erst angezeigt. Das dient nicht nur der Sicherheit, sondern trägt durch die Reduktion der angezeigten Elemente auch zur Übersichtlichkeit bei.
Die Zugriffsberechtigungen können für alle Entitätstypen zentral eingestellt werden, so dass Änderungen selbst bei vielen Tausend Geschäftsobjekten problemlos möglich sind.

Und wenn sich etwas ändert?

Veränderungen sind in Unternehmen an der Tagesordnung. Mitarbeiter kommen neu hinzu oder verlassen das Unternehmen, Abteilungen und Bereiche werden zusammengelegt oder aufgespalten, neue rechtliche oder unternehmerische Anforderungen schlagen sich in der Notwendigkeit nieder, neue Dokumente zu bereits bestehenden Entitäten hinzuzufügen. Alle diese Veränderungen haben ihre eigenen Anforderungen an die Dokumentenablage.

Für neue Mitarbeiter ist es essentiell, sich in eine bereits bestehende Informationsstruktur einzuarbeiten. Je gleichförmiger eine Ablagestruktur ist, d.h. je weniger Wildwuchs besteht, desto einfacher ist die Einarbeitung in neue Aufgabenbereiche. Diese fällt also leichter mit einer Standardordnerstruktur, bei der jeder Entitätstyp gleich aussieht und gleich organisiert ist.

Und wenn die Standardordnerstruktur geändert werden muss? Dann kann das ohne Migrationsaufwand an zentraler Stelle im Logic Sphere Admin Center ausgeführt werden. Hier können für alle Entitäten Ordner hinzugefügt, verschoben oder gelöscht werden.

Fazit

Eine Integration von SharePoint erweitert Dynamics 365 um die volle DMS-Funktionalität von SharePoint. Es werden auch die Mitarbeiter in die Arbeit an prozessrelevanten Dokumenten eingebunden, die keine Dynamics 365-Lizenz besitzen. Mit Logic Sphere Enterprise wird diese Integration perfektioniert. Die automatische Erstellung von Ablagecontainern mit einer vordefinierten Standardordnerstruktur für jeden Entitätstyp sorgt für eine konsistente Dokumentablage für jedes Geschäftsobjekt. So werden durchgängige Arbeitsprozesse geschaffen und eine abteilungsübergreifende Zusammenarbeit ermöglicht.
Über das Logic Sphere Admin Center können auch sehr umfangreiche Dokumentenablagen in Struktur und Zugriffssicherheit jederzeit problemlos angepasst werden.

Arne Vortisch
Zur Person

Arne Vortisch, Dipl.-Ing. (FH), ist Mitgründer und Geschäftsführer der GAVOCON IT Consulting GmbH. Mit über 20 Jahren Erfahrung als Consultant, Softwarearchitekt und Entwickler, davon mehr als 10 Jahre im Bereich Microsoft SharePoint, berät und unterstützt er Unternehmen verschiedenster Branchen und Größen bei der Konzeption und Realisierung ihrer SharePoint-Vorhaben.