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Success Story: LOGIC SPHERE bei der DVB Bank SE

Success Story: LOGIC SPHERE bei der DVB Bank SE

Hohe Kostenersparnis durch den Einsatz von
LOGIC SPHERE Enterprise

Durch die konsequente Reorganisation ihrer Datei-Ablagestrukturen mithilfe von LOGIC SPHERE Enterprise konnte die DVB Bank SE aus Frankfurt am Main Einsparungen bei den Verwaltungskosten im hohen sechsstelligen Bereich erzielen.

„LOGIC SPHERE Enterprise ist zu einem zentralen Baustein der Digitalisierungsstrategie der DVB Bank SE geworden.

Durch die Standardisierung von Ablagestrukturen für unsere jeweiligen Geschäftsobjekte konnten wir die Dateiablage größtenteils vereinheitlichen. Dadurch ergibt sich eine signifikante Reduktion der Dokumentsuch- und -ablagezeiten für die MitarbeiterInnen.

Neu ist hierbei, dass jedem Geschäftsobjekt direkt bei seiner Erstellung automatisch eine eigene, vorkonfigurierte Ablagestruktur zugeordnet wird, in der sämtliche für dieses Geschäftsobjekt relevanten Dateien abgelegt werden. Die MitarbeiterInnen unterschiedlicher Abteilungen greifen auf dieselben Dateien entsprechend ihrer Berechtigungen zu.

Zudem begleitet die Ablagestruktur das Geschäftsobjekt entlang des gesamten Geschäftsprozesses. Alle relevanten Dateien, die im Laufe der 'Lebensdauer' des Geschäftsobjektes anfallen, sind und bleiben in ‚seiner eigenen‘ Ablagestruktur enthalten. So können Geschäftsvorgänge auch Jahre später noch lückenlos nachvollzogen werden.

Durch die eindeutige und zentrale Speicherung werden Mehrfachablagen vermieden und der Speicherplatzbedarf um ca. 50% reduziert.

Allein durch diese beiden Verbesserungen ergibt sich bei uns jährlich ein hohes sechsstelliges Einsparvolumen.“

(Ingo Zimny, ehem. Head of Front Office IT)

Der Kunde

Die DVB Bank SE ist ein Finanzdienstleister, der sich auf das internationale Transport-Finance-Geschäft spezialisiert hat. Als Tochtergesellschaft der DZ BANK AG gehört sie zur zweitgrößten Bankengruppe Deutschlands.

Mit ihren Standorten in Frankfurt, Amsterdam, London, Tokio und Singapur betreibt die DVB Bank SE eine weltweit vernetzte IT-Infrastruktur.

Die Herausforderung

Wo hatte ich noch die Vertragsunterlagen für diesen Kunden abgespeichert? Und die dazugehörige Entscheidungsvorlage…?

Hm… hier im Netzlaufwerk sind die Dateien nicht…

Ach ja, die hatte ich lokal in meinen Dokumenten abgelegt!

Ach nein, das waren ja die anderen Vertragsunterlagen…

Also schaue ich noch mal in meinen E-Mails nach.

Ja, na klar, da sind sie doch!

Aber ist das auch noch die aktuelle Version? Auf das Netzlaufwerk meiner Kollegen aus der anderen Abteilung habe ich keinen Zugriff…

Na, macht nichts, ich rufe da einfach mal an!

Oh… Die Kollegin ist im Urlaub…

...

Die oben beschriebene Situation ließe sich beliebig fortführen. Sie zeigt die mehr oder weniger erfolgreiche Suche nach Dokumenten, wie sie sich täglich millionenfach in Unternehmen ereignet. Geschuldet ist sie zumeist historisch gewachsenen Dateiablagesystemen. Das ist nicht nur ärgerlich für die MitarbeiterInnen sondern auch teuer für das Unternehmen.

Auch die DVB Bank SE sah sich dieser Situation gegenüber. Da sich die Investitions- und Finanzierungsprojekte der Bank in der Regel über längere Zeiträume erstrecken, entstehen zu jedem Geschäftsobjekt (z.B. Client, Deal, Asset, etc.) große Mengen an Dateien unterschiedlicher Formate (z.B. Dokumente, Tabellen, Bilder, etc.). Die Ablage dieser Dateien erfolgte bislang in Fileshares und Abteilungslaufwerken, deren Ordnerstrukturen über die Jahre eine nur noch schwer überschaubare Tiefe erreicht hatten. Da die Berechtigungen der MitarbeiterInnen an den jeweiligen Abteilungsgrenzen endeten, wurden abteilungsübergreifend benötigte Dateien häufig mehrfach abgelegt.

Mit der Zeit verbrachten die MitarbeiterInnen einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit damit, nach Dokumenten zu suchen, Dokumente per E-Mail mit KollegInnen anderer Abteilungen auszutauschen oder sicherzustellen, dass die aktuelle Version der Dokumente vorliegt.

Eine schnelle und zielgerichtete Ablage neuer Dateien wurde aufgrund der verschiedenen, durch individuelle Bedürfnisse entstandenen, Ablagestrukturen erschwert. Eine unmittelbare Zuordnung von Dokumenten zu Geschäftsobjekten war nicht oder nur sehr aufwendig möglich.

Die Einarbeitung neuer MitarbeiterInnen war durch die historisch gewachsene und verstreute Dokumentablage sehr zeitaufwendig. Auch eine temporäre Übergabe z.B. als Urlaubsvertretung wurde dadurch erschwert.

Die Lösung

Ziel des Projektes war die Schaffung einer weltweit verfügbaren abteilungsübergreifenden und vor allem langfristig konsistenten Dateiablage, die die MitarbeiterInnen so umfassend wie möglich in ihren Arbeitsabläufen unterstützt und sich diesen flexibel anpasst.

Nach eingehender Analyse der auf dem Markt befindlichen Lösungen entschied sich die Bank für die Einführung von LOGIC SHPERE Enterprise, um ein unternehmensweites DMS auf ihrer vorhandenen Microsoft SharePoint Plattform aufzubauen.

LOGIC SPHERE Enterprise ist ein Dateiablagemechanismus mit dem alle Dateien direkt am jeweiligen Geschäftsobjekt gespeichert werden. Wie in einer Art Container bleiben alle Dateien über den gesamten Lebenszyklus an das betreffende Geschäftsobjekt gebunden. Über logische Verknüpfungen entsteht eine multidimensionale Ablagestruktur, auf die alle (entsprechend berechtigten) MitarbeiterInnen zugreifen können.

 

Nahtlose Anbindung von Microsoft SharePoint an Microsoft Dynamics CRM

Mit LOGIC SPHERE Enterprise verbindet die DVB Bank SE jetzt die strukturiert vorliegenden Kundendaten aus Microsoft Dynamics CRM mit den unstrukturierten Daten aus der Dateiablage in Microsoft SharePoint. Durch die Anbindung an CRM als das sogenannte „führende System“ wird die dort vorhandene Hierarchie der Geschäftsobjekte für die Ablagestruktur automatisch übernommen.

Mit der Erstellung eines neuen Geschäftsobjekts in Dynamics CRM wird, mit Hilfe von LOGIC SPHERE Enterprise, in SharePoint automatisch eine neue Dokumentablage erzeugt, die über eine vordefinierte, objektspezifische Ordnerstruktur verfügt. Der Zugriff darauf erfolgt direkt in Dynamics CRM, ein Wechsel der Anwendung zur Arbeit mit den Dokumenten ist nicht notwendig.

 

Multiparenting und 360°-Sicht auf die vorhandenen Informationen

Aufgrund der rein logischen Verknüpfung der Ablagestruktur kann die Bank mithilfe von LOGIC SPHERE jetzt mehrdimensionale Strukturen abbilden. So können beispielsweise mehrere Kunden für einen Deal und mehrere Deals für einen Kunden verlinkt werden.

Auf diese Weise können auch in der Dateiablage die realen Beziehungen zwischen den Geschäftsobjekten abgebildet werden, was mit der starren Ordnerstruktur des Filesystems nicht möglich war.

Durch die Verbindung der strukturierten Daten in Dynamics CRM mit den unstrukturierten Daten der Dokumentablage erhält die Bank damit eine wichtige Ergänzung für die 360°-Sicht auf alle Informationen ihrer Geschäftsobjekte.

 

Das Sicherheitskonzept

Wegen der teilweise sensiblen Inhalte ist für die Bank eine einfach kontrollierbare Vergabe von Berechtigungen essenziell. Mit LOGIC SPHERE Enterprise ist jetzt eine regelbasierte Zugriffsverwaltung etabliert, die direkt in das User Lifecycle Management der Bank eingebunden ist, und die sich nicht nur nach der Rolle der jeweiligen MitarbeiterInnen richtet, sondern auch das Geschäftsmodell, zu dem das jeweilige Geschäftsobjekt gehört, berücksichtigt.

Die Einstellung der Zugriffsregeln erfolgt über eine zentrale Konfiguration. Jeder Typ eines Geschäftsobjekts kann eigene Zugriffsregeln besitzen, die bei Bedarf sehr granular für einzelne Ordner eingestellt werden können.

Eine Anpassung der Berechtigungsvergabe, z.B. aufgrund von Änderungen in der Organisation, ist jederzeit leicht zentral pro Geschäftsobjekttyp einstellbar und wirkt sich automatisch auf alle Objekte dieses Typs aus.

 

Anbindung an weitere operative Systeme

LOGIC SPHERE Enterprise kann aber nicht nur zusammen mit Microsoft Dynamics CRM eingesetzt werden. So bindet die DVB Bank SE heute neben ihrer Kundendatenbank weitere operative Systeme wie SAP sowie diverse SharePoint Listen an die unternehmensweite Dokumentverwaltung an.

 

Mandantenfähigkeit

Durch die Mandantenfähigkeit von LOGIC SPHERE Enterprise können gleichzeitig mehrere unterschiedliche Dokumentablagen abgebildet werden. Die DVB Bank SE nutzt diese Möglichkeit, um neben der Dokumentablage für die Geschäftsprozesse eine weitere LOGIC SPHERE Instanz für die IT-Dokumentation bereitzustellen, die an das vorhandene Iteraplan Enterpise Architektur Management -System angebunden ist.

Der Nutzen von LOGIC SPHERE Enterprise für die DVB Bank SE

Mit der Filing-Lösung LOGIC SPHERE Enterprise verwaltet die DVB Bank SE inzwischen über eine Million businessbezogene Dateien in rund 12.000 SharePoint Sites sowie rund 40.000 Dateien der IT-Dokumentation in ca. 300 Sites.

Im Folgenden werden die einzelnen Verbesserungen aufgeführt, mit denen die Bank hohe jährliche Einsparungen erzielt.

 

Einsparungen bei den Suchzeiten

Durch die übersichtliche und eindeutige Dokumentverwaltung haben sich die Zeiten für Suche und Ablage von Dokumenten signifikant verringert und mit der zentralen Ablagestruktur wurde die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit sehr vereinfacht.

Der häufige Austausch von Dateien per E-Mail konnte auf praktisch Null reduziert werden, da alle Beteiligten jetzt dieselbe Ablagestruktur nutzen und alle Dateien an diesem Ort abgelegt sind.

Die Zeiten pro Suchvorgang wurden damit – konservativ geschätzt – im Schnitt um ca. 2 Minuten verkürzt. Bei mindestens 5 Suchvorgängen pro Mitarbeiter und Tag ergibt das letztlich eine erhebliche Summe an Arbeitszeit die nun viel wertschöpfender ins Unternehmen eingebracht werden kann.

 

Arbeitserleichterungen für die MitarbeiterInnen

Für die MitarbeiterInnen ergeben sich im Tagesgeschäft diverse Arbeitserleichterungen:

  • Das schnelle Auffinden von Dokumenten und die Sicherheit mit aktuellen Dateien zu arbeiten.
  • Etwaige Änderungen an den Dokumenten sind Dank der SharePoint-Versionierung direkt nachvollziehbar.
  • Unterschiedliche Ansichten auf die Dateiablagestruktur ermöglichen jeder Fachabteilung auf die für sie relevanten (Teil-)Strukturen zuzugreifen, ohne sich durch die Gesamtstruktur klicken zu müssen.
  • Werden neue MitarbeiterInnen eingestellt bietet die neue Übersichtlichkeit der Dateiablage eine gute Grundlage für die Einarbeitung in die Geschäftsprozesse der Bank.

Und last but not least: Da das neue LOGIC SPHERE Ablagesystem mit seinem darunterliegenden Microsoft SharePoint optisch immer noch mit Ordnern aufgebaut und somit weitestgehend selbsterklärend ist, konnten die Schulungen der MitarbeiterInnen für das neue System auf ein absolutes Minimum begrenzt werden.

 

Weniger Administrationsaufwand

Die Vorgabe der Bank war, dass mit dem neuen System der Administrationsaufwand für die Dateiablage erheblich sinken sollte. Dies wird durch den hohen Grad an Automatisierung von LOGIC SPHERE erreicht.

Neue Ablagestrukturen werden automatisch mit dem Anlegen neuer Geschäftsobjekte erstellt und entlang der von Microsoft Dynamics CRM vorgegebenen Hierarchie automatisch mitgeführt.

Massenoperationen, wie das Hinzufügen oder umsortieren von Ordnern, werden durch Hintergrundprozesse ebenfalls automatisiert ausgeführt. Eine Skript-Programmierung durch Administratoren ist dazu ebenso wenig erforderlich, wie eine Content-Migration.

Gleiches gilt für Änderungen in der Organisationsstruktur oder für die Umsetzung neuer Compliance-Anforderungen.

 

Rechteverwaltung

Mit der Einführung von LOGIC SPHERE ist das Rechtemanagement für jedes abteilungseigene Netzlaufwerk weggefallen. Da die Zugriffsrechte jetzt zielgerichtet anhand der Rollen und des Geschäftsmodells vergeben werden, können sie nach der initialen Einrichtung mit minimalem Administrationsaufwand zentral verwaltet werden.

Der Rechtewildwuchs aus dem alten File-Share konnte so vollständig eliminiert werden.

Dies dient einerseits der Datensicherheit, da alle Dokumente vor unberechtigtem Zugriff sicher geschützt sind, andererseits werden aber auch berechtigte Personen nicht mehr vom Zugriff auf Dateien ausgeschlossen, nur weil sie beispielsweise auf Laufwerke anderer Abteilungen keine Berechtigungen haben.

In einer Bank kommen hier auch strenge Anforderungen für das Entziehen von Rechten, z.B. bei Abteilungswechseln hinzu. Durch die zentrale Verwaltung können jetzt Compliance-Regeln leicht eingehalten werden, auf Veränderungen kann unkompliziert reagiert werden.

 

Verbesserte Datenqualität

Sowohl intern als auch in der Kommunikation mit den Kunden konnte die Bank die Datenqualität signifikant verbessern. Prozessrelevante Dokumente werden nicht mehr per E-Mail ausgetauscht, wodurch die Gefahr eliminiert wird, dass MitarbeiterInnen oder sogar Kunden verschiedene oder veraltete Versionen von Dokumenten erhalten.

Im Falle eines internen Audits haben die AuditorInnen zentralen Zugriff auf eine verlässliche Ablagestruktur. Die Business-Units werden dadurch stark entlastet, da sie nicht mehr jede Datei einzeln heraussuchen müssen.

Im Falle von externen Audits wird die IT-Abteilung zentral beauftragt, die gewünschten Dateien automatisiert „aus dem System zu ziehen” und das Paket an die AuditorInnen zu übergeben.

 

Unterstützung des Datenschutzes

Auch bezüglich des Datenschutzes zeigt die zentrale Dateiablage große Vorteile für die DVB Bank SE.

Die regelbasierte Zugriffssicherheit geht deutlich über die Berechtigungen des Filesystems hinaus und verbindet Benutzerrollen und andere Parameter wie z.B. das Geschäftsmodell zu einem Sicherheitsmodell, das unbefugte Zugriffe wirksam verhindert.

Die zentrale Verwaltung sorgt für eine leichte Pflege der Zugriffssicherheit und damit für die Vermeidung versehentlicher „Sicherheitslöcher“.

Da Dateien in weitaus geringerem Maße per Mail versendet werden, können vertrauliche Dokumente auch auf diese Weise nicht mehr versehentlich in die Hände von Unbefugten gelangen.

 

Einsparungen beim Speicherplatz

Im Schnitt wurde jede Datei in der Bank von mindestens zwei Abteilungen genutzt. D.h., dass jede Abteilung das Dokument auf ihrem Abteilungslaufwerk gespeichert hatte.

Da mit LOGIC SPHERE diese Mehrfachspeicherung entfällt, hat sich der Speicherbedarf um etwa 50% reduziert.

Fazit

Mit LOGIC SPHERE Enterprise von GAVOCON hat die DVB Bank SE einen entscheidenden Meilenstein ihrer Digitalisierungsstrategie erreicht.

Die Investition hat sich alleine aufgrund der permanenten Effizienzsteigerungen im Tagesgeschäft in kürzester Zeit amortisiert.

Zur Person

Sabine Gahle, Diplom-Volkswirtin, ist Mitgründerin, Inhaberin und Geschäftsführerin der GAVOCON IT Consulting GmbH. Sie ist verantwortlich für das Projektmanagement und leitet den kaufmännischen Bereich des Unternehmens.