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Effizienz durch prozessorientiertes Dokumentenmanagement

Mit Logic Sphere Enterprise wird aus SharePoint ein dynamisches Dokumentablagesystem für geschäftsprozessrelevante Business Anwendungen, wie z.B. Microsoft Dynamics CRM. Es erlaubt dem Benutzer direkt aus seiner gewohnten Umgebung heraus auf relevante Dokumente eines Geschäftsobjekts zugreifen ohne seine Anwendung zu verlassen oder auf das Filesystem zuzugreifen zu müssen.

Erreicht wird das durch eine generische Schnittstelle, mit der ein führendes System, wie z.B. Microsoft Dynamics CRM, für jedes Geschäftsobjekt automatisch eine vordefinierte Dokumentablage und einen Teamarbeitsbereich in SharePoint anlegt. Die Beziehungen (Relationen) zwischen Geschäftsobjekten werden dabei automatisch an Logic Sphere Enterprise übergeben. Werden im führenden System Änderungen an den Geschäftsobjekten oder deren Beziehungen zueinander vorgenommen, so wirken sich diese Änderungen ebenfalls auf die zugeordneten Filing-Sites aus. SharePoint wird damit zum automatisch mitwachsenden System, das die Mitwirkenden eines Geschäftsprozesses durch eine konsistente Dokumentablage zu jedem Geschäftsobjekt unterstützt und das über Abteilungs- und Standortgrenzen hinweg.

In Logic Sphere Enterprise sind alle Features von Logic Sphere Websites und Logic Sphere Documents enthalten.

 

 Die wichtigsten Features im Überblick

Automatisches Erstellen der Dokumentablage für Geschäftsobjekte

Über eine Webservice Schnittstelle kann praktisch jede prozessrelevante Anwendung zur Automation der Erstellung und Verwaltung von Filing-Sites herangezogen werden. Mit der Erstellung eines neuen Geschäftsobjekts wird dann automatisch auch die dem Objekttyp entsprechende Filing-Site mit der für diesen Typ konfigurierten Standardordnerstruktur angelegt. Die durch Rollen und Geschäftsregeln definierte Zugriffssicherheit wird dabei automatisch eingerichtet.

Automatische Verwaltung durch ein führendes System

Änderungen der Beziehungen zwischen Geschäftsobjekten, z.B. das "Umhängen" eines Objekts, werden in SharePoint automatisch nachgezogen. Dabei wird keine Content-Migration durchgeführt, da Logic Sphere nur die Relation, d.h. die logische Zuordnung ändert. Namensänderungen werden ebenfalls automatisch übernommen und auf die entsprechende Filing-Site angewendet.

Drop Library für dokumenterzeugende Systeme

Eine zentrale Eingangsbibliothek nimmt Dokumente, wie z.B. die Berichte eines Reporting-Systems, entgegen und leitet sie anhand der BusinessId an die Ablage des entsprechenden Geschäftsobjekts weiter. Die Dokumente werden dann im dafür konfigurierten Ordner abgelegt.

Mandantenfähigkeit

Logic Sphere Enterprise kann mehrere Instanzen besitzen. Damit ist es möglich, unterschiedliche Ablagesysteme für unterschiedliche Anwendungszwecke zu konfigurieren. So lässt sich beispielsweise die Dokumentablage für ein CRM System erstellen und gleichzeitig eine weitere Instanz für die Verwaltung der Dokumentation der IT Systeme eines Unternehmens konfigurieren. Die vollständige Trennung der Zugriffsberechtigungen wird dabei sowohl durch die Zugriffsregeln als auch durch die physikalische Aufteilung auf verschiedene Datenbanken sichergestellt.

Skalierung für große Datenmengen

Durch die Möglichkeit, jede Instanz von Logic Sphere Enterprise auf mehrere Inhaltsdatenbanken zu verteilen kann das Gesamtvolumen an Dokumenten die von Microsoft empfohlene Obergrenze für die Größe einer Inhaltsdatenbank problemlos überschreiten. Damit kann eine Dokumentverwaltung bis in den Terabyte-Bereich aufgebaut werden.