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Wissen wohin - eine Dokumentenablage für jedes Objekt

Eine funktionierende Dokumentenordnung hängt von der Eindeutigkeit des Ablageortes ab. Soll ein Dokument abgelegt werden, so muss man in Sekundenschnelle wissen, wo es hingehört.

Logic Sphere Documents macht aus SharePoint eine gemeinsame Dokumentenablage für alle Fachabteilungen. Die Mehrfachablage von Dokumenten durch verschiedene, verteilte Speicherorte auf Fileshares, Abteilungslaufwerken und Desktop PCs gehört mit Logic Sphere Documents der Vergangenheit an.

Durch den geschäftsobjektorientierten Ansatz können Dokumente schnell und zielsicher nach ihrem Gegenstand abgelegt werden. Für alle Objekte (z.B. Kunden, Lieferanten, Personal, Artikel, Projekte, Aufträge, Vorgänge) zu denen Dokumente abgelegt werden müssen, wird ein Ablage Container erstellt. Eine vordefinierte Ordnerstruktur sorgt dafür, dass alle Ablage Container dieses Typs eine konsistente Ordnerstruktur besitzen. Die zentrale Definition der Ablagestrukturen erlaubt das schnelle Einfügen oder Umbenennen eines neuen Ordners für alle Objekte. Darüber hinaus erlaubt die logische Verknüpfung der Ordner untereinander Änderungen an der Struktur vorzunehmen, ohne dass dafür Inhalte verschoben werden müssen.

Zusammen mit den bekannten DMS Features von SharePoint wie Versionskontrolle und Check-Out/Check-In wird eine unternehmensweite Dokumentenverwaltung geschaffen, die mit einer garantierten Eindeutigkeit der Ablageorte Transparenz schafft und so die Teamarbeit an und mit Dokumenten erheblich vereinfacht.

 

Die wichtigsten Features im Überblick

Komfortable Benutzeroberfäche

Mit dem auf modernen Web-Technologien basierenden File Explorer bietet Logic Sphere Documents dem Anwender eine übersichtliche und intuitive Benutzeroberfläche mit einem ähnlichen Komfort, wie der gewohnte Windows Explorer. Der Upload von Dokumenten oder das Verschieben von Ordnern oder Dateien ist bequem per Drag & Drop möglich. Ein einfaches Kopieren oder Verschieben von Dokumenten in andere Geschäftsobjekte ist ebenfalls möglich.
Die Ordnerstruktur wird automatisch auf die Ordner reduziert, auf die ein Anwender berechtigt ist. Das schafft Übersichtlichkeit und vermeidet die lästige "Zugriff verweiget" Meldung.
Ordner, auf die nur lesend zugegriffen werden darf, werden farblich hervorgehoben.

Ordnerstruktur auf logischer Basis

Die Ordnerstruktur in Logic Sphere Documents wird nicht wie im Standard-SharePoint oder im Filesystem als klassiche Hierarchie abgebildet. Statt dessen wird die Struktur durch die logische Verknüpfung von übergeordneten und untergeordneten Ordnern erstellt. Das hat den Vorteil, dass sich die Struktur jederzeit ändern kann, ohne dass die Ordnerinhalte tatsächlich verschoben werden müssen.
Für die Arbeitsweise des Anwenders ergibt sich dadurch keine Änderung. Die gewohnte Baumansicht der Ordner bleibt erhalten, so dass keine Einarbeitungszeit erforderlich ist.

Standardordnerstrukturen

Für jedes Objekt kann eine Ordnerstruktur zentral vordefiniert werden. Bei der Erstellung eines neuen Ablagecontainers, d.h. einer neuen Filing Site für ein Geschäftsobjekt (z.B. Kunde, Projekt, Produkt) wird diese Ordnerstruktur automatisch mit erstellt. Eine Standardordnerstruktur ist nur mit administrativen Berechtigungen veränderbar.
Je nach Konfiguration können pro Objekt individuelle Ordner frei hinzugefügt werden. An welchen Stellen individuelle Ordner erlaubt sind kann über die zentrale Konfiguration gesteuert werden. Damit kann einem unkontrollierten "Ordnerwildwuchs" vorgebeugt werden.

Logische Beziehungen zwischen Ablageorten

Jede Ablagestruktur kann mit anderen Strukturen verbunden werden. Aus jedem Filing Container heraus kann zu über- und untergeorneten Containern navigiert werden. Die Beziehungen zwischen den Filing Containern ist jederzeit zentral änderbar.

Rollen- und regelbasiertes Sicherheitssystem

Die Zugriffssicherheit wird für jeden Objekttyp zentral eingestellt. Für jeden Ordner kann eine Zugriffsregel definiert werden, die sowohl die Benutzerrolle beinhaltet als auch den "Scope" des Ordners, also z.B. den Geschäftsbereich und das Geschäftsmodell. Der Zugriff auf die Dokumente eines Geschäftsobjekts kann damit sehr granular eingestellt aber dennoch zentral und einfach gesteuert werden. Eine Änderung der Zugriffsregeln ist ebenfalls jederzeit an zentraler Stelle möglich.

Mein Arbeitsbereich

Mit "Mein Arbeitsbereich" wird jedem Benutzer eine schnelle Übersicht über alle Ablageorte gegeben, auf die er berechtigt ist. Diese Ansicht ist sowohl im Webbrowser als auch über den Windows Explorer verfügbar.

Auto-Check-In

Dateien, die via Drag & Drop in einen Ablagecontainer hochgeladen werden können je nach Konfiguration automatisch eingecheckt werden. Das mühsame manuelle Einchecken von Dateien wie in den Standard Dokumentbibliotheken von SharePoint entfällt.